Arbeitsgruppe "Elektronische Archivierung"
Geschäftsordnung

Inhaltsverzeichnis

1. Vorwort

2. Ziele und Organisation der Arbeit

2.1 Arbeitsgremien
2.2 Übertragbarkeit der Lösungen
2.3 Integrierte und interaktive Dokumentation
2.4 Absicherung der Einführung
2.5 Auskunftsbereitschaft der Unterlagen
2.6 Umfang der Geschäftsordnung
2.7 Arbeitsergebnisse

3. Organisation: Verschiedene Verantwortlichkeiten

3.1 Vorstand
3.2 Lenkungsgremium
3.3 Arbeitsgruppe
3.4 Verantwortlichkeit in den einzelnen Phasen

4. Realisierung

4.1 Vorbereitung
4.2 Informationssammlung, Konzeption
4.3 Erstellung eines Pflichtenheftes
4.4 Ausschreibung und Auswahl
4.5 Testinstallation/en und Evaluation
4.6 Stufenweise Beschaffung und Einführung
4.7 Evaluation des Ergebnisses

Diese Geschäftsordnung ist ein Vorschlag für die Arbeit der "Arbeitsgruppe Elektronische Archivierung" zur Erfüllung des Vorstandsbeschlusses

"V 69/97

Betr.: Einführung opto-elektronischer Speichermedien zur Archivierung von Dokumenten, insbesondere Krankenakten.

Der Vorstand des Klinikums beschließt die Einsetzung einer "Arbeitsgruppe Elektronische Archivierung".

Aufgabe der Arbeitsgruppe ist die Entwicklung eines Konzeptes zur Einführung opto-elektronischer Speichermedien zur Archivierung von Dokumenten, insbesondere Krankenakten. Die am Markt vorhandenen Systeme sind unter Berücksichtigung der Integration in ein umfassendes Krankenhaus-Informationssystem zu prüfen. Dem Klinikumsvorstand ist ein geeignetes System vorzuschlagen. Die HBFG-Fähigkeit des Konzeptes ist zu gegebener Zeit gesondert zu prüfen. Zum Vorsitzenden der Arbeitsgruppe wird Herr Prof. Giere, Leiter der Abteilung für Dokumentation und Datenverarbeitung -ZInfo-, berufen. Die laufenden Geschäfte der Arbeitsgruppe werden durch die Abteilung Betriebs- und Raumplanung, Dez. 5, wahrgenommen. ..."

Nach Auflösung der Abteilung 5.5 werden die laufenden Geschäfte von der Abteilung 4.5 wahrgenommen.

Diese Geschäftsordnung soll qualitativ hochwertige Arbeit sichern helfen. Sie soll die Kommunikation und Delegation von Verantwortlichkeiten erleichtern, das Miteinander in einem Verbundvorhaben regeln.

2.1 Arbeitsgremien

Der Auftrag des Klinikumsvorstandes soll kooperativ durchgeführt werden. Hierzu wird eine regelmäßig tagende kleine Arbeitsgruppe von Fachleuten aus dem Klinikum gebildet, die 14-täglich Dienstag nachmittags die Arbeitsergebnisse abstimmt. Etwa vierteljährlich tagt das Lenkungsgremium, in dem Klinikums-Führungspersönlichkeiten vertreten sind.

Arbeitsgruppe:	Lenkungsgremium:
Frau Brahimi, Haus 3, Zinfo Herr Dr. Clos, Haus 32, ZKi Herr Dietrich, Haus 1, Dez. 4 Prof. Giere, Haus 3, Zinfo Herr Dr. Mitrev, Haus 23 a, Zchir Frau Sadaghiani, Haus 3, Dez. 7 Frau Schade, Haus 8; Zau Frau Stahl, Haus 23 a, ZRad	Herr Prof. Bitter, ZZMK Herr Prof. Bratzke, Zrecht Herr Prof. Giere, ZInfo Herr Prof. Klepzig, ZIM Herr Prof. Moritz, Zchir Herr Prof. Zeiher, ZIM Herr Prof. Zanella, Zrad Herr Wilhelm, Pflegedienstleitung Herr Bleuel, Dez. 4 Frau Thiex-Kreye, Dez. 6 Frau Bantzer, Dez. 6 Herr Hasenstab, Dez. 7 Herr Treu, Personalrat

2.2 Übertragbarkeit der Lösungen

Die gefundene Lösung muß so konzipiert sein, daß sie sich möglichst auf alle Bereiche des Klinikums anwenden läßt. Für Programme gilt das Gebot der Portabilität.

2.3 Integrierte und interaktive Dokumentation

Jederzeit soll die Dokumentation Interessierten Auskunft über den Stand der Arbeit geben können. Projektunterlagen werden intern publiziert.

Interaktiv:

• Diese Geschäftsordnung soll vermeiden, daß reine "EDV-Lösungen" geschaffen werden, sondern die Beteiligung des Benutzers sicherstellen. Er muß bei der Auswahl eines geeigneten Systems mitwirken, den Vorgaben zustimmen.

Integriert:

• Diese Geschäftsordnung sieht vor:
• - Schrittweise Erstellung der Dokumentation im Zuge des Projektfortschrittes
• - Integriertes Berichtswesen für die Projektleitung und die Qualitätssicherung
• - Beteiligung der Anwender zur Entlastung des Projektteams

2.4 Absicherung der Einführung

Der Sicherung des Erfolges dient die stufenweise Entwicklung und Beschlußfassung:

• · Vorbereitung
• · Informationssammlung und Konzeption
• · Erstellung eines Pflichtenheftes
• · Ausschreibung, Auswahl
• · Testinstallation, Evaluation
• · Stufenweise Beschaffung und Einführung

Die einzelnen Stufen sind durch Entscheidungs- und Genehmigungsakte des Lenkungsgremiums und/oder des Vorstandes klar voneinander getrennt. Die Genehmigungen bedeuten schrittweise Entlastung der Arbeitsgruppe von der Verantwortung für die organisatorischen Konsequenzen. Durch die interaktive und integrierte Dokumentation ist jederzeit nachvollziehbar, warum bestimmte Problemlösungen gewählt wurden und welche Konsequenzen die Wahl hat. Damit wird der Entscheidungsfindungsprozeß transparent und ermöglicht auch externen Gutachtern zu genau vorgegebenen "Meilensteinen" verantwortbare Empfehlungen - nicht zuletzt auch hinsichtlich der Kosten der zu verwirklichenden Problemlösung.

2.5 Auskunftsbereitschaft der Unterlagen

Die im Verlauf des Vorhabens entstehenden Unterlagen sollen Auskunft gewährleisten über:

- Projektentwicklungsstand und - fortschritte für Beteiligte und Management
- Vorschläge geeigneter Systeme
- noch zu erledigende Arbeiten, auch bei Ausfall eines Sachbearbeiters
- aufgetretene Probleme und ihre Bewältigung zu Rechtfertigungs- und/oder Schulungszwecken

Nicht möglichst viel beschriebenes Papier, sondern brauchbare und von verschiedenen Stellen gern benutzte Arbeitsunterlagen sind das Ziel.

2.6 Umfang der Geschäftsordnung

Aus den geschilderten Zielen leitet sich der Umfang der Geschäftsordnung ab. Sie umfaßt:

- Dokumentationsvorschriften
- Berichtswesen
- Vorhabenbegleitung und -Steuerung
- Organisations- und Verfahrensvorschriften.

Die Richtlinien gliedern sich in

Verantwortlichkeiten und organisatorische Voraussetzungen, Kapitel 3

Dokumentations- und Verfahrensvorschriften für die Realisierung, Kapitel 4

2.7 Arbeitsergebnisse

Vorbereitung:	Zusammensetzung der Gremien, Geschäftsordnung, entsprechender Vorstandsbeschluß zum Start des Vorhabens.
Info-Sammlung und Konzeption:	Konkretisierung der Randbedingungen für das Pflichtenheft
Erstellung eines Pflichtenheftes:	Pflichtenheft als ausschreibungsfähige Unterlage
Ausschreibung und Auswahl:	Vorschlag für eine Testinstallation
Testinstallation, Evaluation:	Beschaffungsempfehlung
Beschaffung und Einführung:	Zwischenbericht
Evaluation des Ergebnisses:	Abschlußbericht, Projektende

3. Organisation: Verschiedene Verantwortlichkeiten

Die Geschäftsordnung sieht ein System gestufter, wechselseitiger Verantwortlichkeiten vor. Dabei müssen sich methodische und fachliche Qualifikation ergänzen.

3.1 Vorstand

Auftraggeber ist der Vorstand. Er wird beraten durch das Lenkungsgremium.

3.2 Lenkungsgremium

Das Lenkungsgremium berät die Arbeitsergebnisse der Arbeitsgruppe, prüft die Praktikabilität und empfiehlt dem Vorstand Beschlüsse.

Im Einzelnen gehört zu seinen Aufgaben:

3.3 Arbeitsgruppe

Die Arbeitsgruppe erarbeitet Lösungsvorschläge zur Umsetzung des Vorstandsbeschlusses, stellt sie dem Lenkungsgremium vor und läßt sich bei Meilensteinen vom Lenkungsgremium beraten.

3.4 Verantwortlichkeit in den einzelnen Phasen

Die Beziehungen zwischen Lenkungsgremium und Arbeitsgruppe, Projektphasen, Meilensteinen und Dokumenten ergeben sich aus der nachfolgenden Tabelle:

Projektphasen	Lenkungsgremium	Arbeitsgruppe	Dokument	Meilenstein
Vorbereitung	Zusammensetzung	konstituiert sich	Geschäftsordnung	Projektstart
Info-sammlung, Konzeption	prüft, akzeptiert	formuliert	Randbedingungen für das Pflichtenheft	Genehmigung "Szenario"
Erstellung eines Pflichtenheftes	prüft, akzeptiert	formuliert	Pflichtenheft	Ausschreibung
Ausschreibung und Auswahl	prüft, akzeptiert den Vorschlag	realisiert, dokumentiert	kritische Beurteilung	Empfehlung für Test(installation)
Testinstallation/en und Evaluation	prüft, akzeptiert	unterstützt	kritische Beurteilung	Beschaffungs-empfehlung
Beschaffung und Einführung	Prioritätensetzung, Unterstützung	unterstützt	Zwischenbericht	Teilabnahme
Evaluation	Entlassung der AG	evaluiert, formuliert	Abschlußbericht	Abnahme

Zu jeder Realisierungsphase gehören spezifische Dokumente, die zusammen die Vorhaben- bzw. Projektakte ergeben.

• · Vorbereitung
• · Informationssammlung, Konzeption
• · Erstellung eines Pflichtenheftes
• · Ausschreibung und Auswahl
• · Testinstallation/en und Evaluation
• · Stufenweise Beschaffung und Einführung
• · Evaluation des Ergebnisses

4.1 Vorbereitung

Die Vorbereitungsphase dient der Etablierung der Gremien. Die Arbeitsgruppe gibt sich eine Geschäftsordnung, die die Vorgehensweise, die Verantwortlichkeiten und die Dokumentation regelt.

4.2 Informationssammlung, Konzeption

Die Sammlung von Informationen erstreckt sich auf interne Bedingungen (z.B. Ist-Analyse) und auch auf eine erste Sichtung der externen Bedingungen, nämlich Archivierungssysteme auf dem Markt. Die Konzeptionsphase dient der Erarbeitung von Richtlinien. Die Richtlinien sollen

- die Problemstellung erläutern
- den Rahmen der notwendigen Ist-Analyse abstecken
- unverzichtbare Bedingungen festlegen (z.B. EDV-technische)
- überprüfen, ob gesetzliche Bestimmungen die Realisierung des Projektes beeinflussen

4.3 Erstellung eines Pflichtenheftes

Das Pflichtenheft als ausschreibungsfähige Unterlage muß den Bedarf an Funktionalität aller Archive im Klinikum enthalten, unter Berücksichtigung der Richtlinien. Folgende Bereiche sind in hinreichendem Detaillierungsgrad zu bearbeiten:

- Ist-Analyse

- Gesetzliche Grundlagen

- Funktionalität

4.4 Ausschreibung und Auswahl

Die Ausschreibung wird nach dem im Klinikum üblichen Verfahren durchgeführt. Die Angebote werden von der Arbeitsgruppe gesichtet. In Abstimmung mit dem Lenkungsgremium wird eine Empfehlung für die Testinstallation/en an den Vorstand gemacht.

4.5 Testinstallation/en und Evaluation

Die Testinstallation/en wird/werden gemeinsam von der beauftragten Firma und der Arbeitsgruppe betreut. Das Pflichtenheft ist der Maßstab für die Evaluation. Das Ergebnis ist eine Beschaffungsempfehlung an den Vorstand.

4.6 Stufenweise Beschaffung und Einführung

- Zeitplan für Beschaffung und Einführung

- Begleitung

- Regelung der Verantwortlichkeiten für die Routine

- Zwischenbericht

4.7 Evaluation des Ergebnisses

- Evaluation

- Abschlußbericht

Mit der Abnahme des Abschlußberichtes durch den Vorstand endet die Arbeit der Arbeitsgruppe

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